理事のなり手不足が深刻化する中で、管理会社が理事長などの役員を務める「外部管理者方式（管理会社理事長方式など）」を採用するマンションが増えています。
一見すると「プロが理事長をやってくれるから安心」と思われがちですが、仕組みを理解せずに導入すると、思わぬトラブルや「管理会社まかせ」の状態を招きかねません。
この記事では、外部管理者方式の基本、メリットとともに、特に気を付けるべき「落とし穴」と、そのリスクを抑えながら上手に活用するためのポイントを解説します。
1．外部管理者方式とは？基本的な仕組み
1-1．外部管理者方式のイメージ
外部管理者方式とは、マンションの区分所有者ではない第三者（多くは管理会社の社員など）を、理事長や管理者として選任する方式です。
- 理事長：管理会社社員が就任
- 他の理事：区分所有者または必要に応じて外部人材
- 管理委託契約：従来どおり管理会社に委託
管理会社が理事会運営や総会準備も含めて「フルサポート」するイメージで導入されることが多い方式です。
1-2．なぜ導入するマンションが増えているのか
- 理事のなり手不足・高齢化
- 仕事や子育てで忙しく、理事の負担を減らしたい
- 専門知識がないため、プロに任せたいというニーズ
こうした事情から、「理事長くらいプロにやってもらった方が安心では？」という流れが生まれています。
2．外部管理者方式のメリット
2-1．理事・組合員の負担軽減
- 理事長の書類押印や各種届出、行政対応などの事務作業をプロに任せられる
- 議案書や総会資料の作成も管理会社主導で進められる
- 引継ぎの手間が減り、毎年の理事交代がスムーズ
2-2．専門性の活用
- 法令・標準管理規約に沿った運営がしやすい
- 大規模修繕や設備更新など、技術的なテーマにも一定の知見を期待できる
- トラブル対応の経験が豊富なケースも多い
2-3．継続性・安定性
- 理事長が頻繁に交代しないため、長期的な方針を持ちやすい
- 急な転勤・病気などで理事長が不在、という事態を避けられる
このように、「手間の軽減」と「一定の専門性」という点では、外部管理者方式には確かにメリットがあります。
3．ここが危ない！外部管理者方式の主な「落とし穴」
3-1．最大のポイントは「利益相反」
最も大きなリスクが、管理会社の利益と管理組合の利益が必ずしも一致しないという点です。
例えば、次のような場面が考えられます。
- 管理委託費の見直し：
管理会社としては単価を上げたい／下げたくない。一方、管理組合としては、サービスとのバランスを見ながら合理的にコストを抑えたい。 - 大規模修繕工事の発注：
自社グループの施工会社を優先したい管理会社と、複数社から公平に競争入札したい管理組合の立場が衝突しうる。 - 保険・点検・各種契約：
紹介料を得やすい会社に偏る可能性。
理事長が管理会社側の人間である場合、中立的な判断が本当にできているのか？という疑念を持たれやすくなります。
3-2．情報が「ブラックボックス化」しやすい
- 理事会の議論や判断が、実質的に管理会社主導になりやすい
- 理事会資料・見積比較表などが十分に共有されないまま、「理事長（管理会社）の説明だから大丈夫だろう」と通ってしまう
- 気付いたら、管理会社の提案どおりに物事が決まっている
この状態が続くと、理事会・総会が形骸化し、「任せきりマンション」になっていきます。
3-3．区分所有者側の当事者意識の低下
- 「プロがやってくれているから自分たちは関わらなくていい」と考える人が増える
- 総会への出席率・委任状の回収率が低下し、議案審議が形式的になる
- 不満があっても誰も声を上げず、ある日突然「なぜこんな契約になっているのか？」という大きな不信につながる
3-4．契約条件・解約条件が組合に不利なまま固定されるリスク
- 長期の管理委託契約・包括的な工事発注の覚書などが、十分な検討なく締結される
- 解約やリプレイスの条件が厳しく、実質的に管理会社を替えにくい状態が固定される
外部管理者方式のもとでは、管理会社を牽制するはずの「理事長」が管理会社側であるため、契約交渉のバランスが崩れやすくなります。
3-5．トラブル時の責任の所在があいまいに
- 不適切な工事選定・修繕計画の遅れなどがあった場合、誰の責任なのかが見えにくい
- 管理会社も「理事会の決定です」と言い、理事会も「プロの理事長の提案に従っただけ」となりがち
「誰が、どの立場で、どう判断したのか」が分からない状態は、後からの検証・改善を難しくします。
4．導入前に必ず確認したいチェックポイント
外部管理者方式自体が「悪い仕組み」というわけではありません。
導入前に、次の点を整理しておくことが重要です。
4-1．管理規約・細則で何を定めておくか
- 外部理事長を認める根拠規定（選任方法・任期・解任要件など）
- 報酬の考え方（管理委託費との関係、相場とのバランス）
- 利益相反場面での対応ルール
例）管理会社との契約条件見直し・工事発注等については、
・外部理事長は議決に加わらない（利害関係人として除外）
・区分所有者理事の過半数で決定する など
4-2．区分所有者理事との役割分担
- 理事長：外部管理者（管理会社）
- 副理事長・会計理事など：区分所有者から選任
このように「外部＋区分所有者」のハイブリッド型にすることで、管理会社の提案をきちんとチェックする体制を保ちやすくなります。
4-3．情報公開と議事録の取り扱い
- 理事会議事録を組合員が閲覧しやすい仕組み（掲示板・ポータルサイトなど）
- 見積比較表・契約書案などを理事・区分所有者理事に事前共有するルール
- 重要事項については、理事会だけでなく総会で丁寧に説明する運用
5．すでに外部管理者方式を採用しているマンションの「健全化」策
すでに外部管理者方式を採用しているマンションでも、運用次第でリスクを軽減し、メリットを活かすことができます。
5-1．第三者の「セカンドオピニオン」を活用する
- 大規模修繕や長期修繕計画の見直し時に、管理会社以外の専門家の意見を聞く
- 管理委託費の妥当性について、外部のマンション管理士などに相談する
5-2．理事会の議論の「見える化」
- 理事会議事録を分かりやすく作成し、組合員に周知する
- 重要な議題については、総会前に説明会を開くなど、情報と時間を十分に取る
5-3．定期的に「外部管理者方式の是非」を見直す
- 3年ごと・5年ごとなど、定期的に体制の見直しを行う
- 理事や組合員からのアンケートで満足度・不安点をヒアリングする
6．どのようなマンションに向いている？向いていない？
6-1．外部管理者方式が「比較的向いている」ケース
- 高齢化が進み、理事のなり手が本当にいない
- 大規模な団地型で、理事の負担が非常に大きい
- 区分所有者側で、ある程度チェック・監督する意識が残っている
6-2．慎重に検討したいケース
- すでに管理会社への不信感が強い状態
- 理事会・総会の参加率が低く、「任せきり」体質が強いマンション
- 大規模修繕などの大きなイベントが近いマンション
外部管理者方式は、なり手不足の「特効薬」ではなく、あくまで選択肢の一つです。
導入するかどうかは、自分たちのマンションの体質や、今後の方針とセットで考えることが大切です。
7．まとめ：任せっぱなしにしない「外部管理者方式」の使い方
- 外部管理者方式には、負担軽減や専門性活用などのメリットがある
- 一方で、「利益相反」「情報のブラックボックス化」「当事者意識の低下」といった落とし穴がある
- 導入前に、規約・細則・役割分担・情報公開ルールをきちんと整えることが重要
- すでに採用しているマンションでも、第三者のセカンドオピニオンや体制の定期見直しでリスクを軽減できる
外部管理者方式は、「管理会社を信じる」ことと「管理会社をきちんとチェックする」ことを両立できるかどうかが成否の分かれ目です。
以上です。更に詳しい情報が知りたい方はエースマンション管理士事務所へお気軽にご相談ください。
